Vegamot | Vegamot

Vegamots personvernerklæring

Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til deg som person. Det kan eksempelvis være navn, adresse, telefonnummer og registreringsnummer, men også mye annen informasjon som kan knyttes til deg enten direkte eller indirekte. I denne personvernerklæringen vil du kunne lese om hvilke personopplysninger Vegamot AS (heretter Vegamot) er behandlingsansvarlig for. Vi mener det er viktig at du vet hvilke personopplysninger vi behandler, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen.
 

Om behandlingsansvar og personvernombud

Vegamot er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger hvor vi bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene, og hvilke virkemidler vi benytter for å behandle opplysningene. Videre i denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene som Vegamot er ansvarlig for.
Vegamot har utnevnt et personvernombud som du kan kontakte dersom du har spørsmål til hvordan vi behandler personopplysninger om deg, om vurderingene vi har gjort, om du har spørsmål angående personvernerklæringen, eller du ønsker hjelp til å utøve dine rettigheter - kan du kontakte oss på personvern@vegamot.no. Personvernombudet har taushetsplikt.
 

Når samler Vegamot inn personopplysninger?

Som kunde behandler vi i all hovedsak opplysninger om deg i forbindelse med innkreving av bompenger:

  • Du har passert ett eller flere av våre bomanlegg
  • Du søker om fritak fra å betale bompenger i bomringer
  • Du har sendt oss en henvendelse
  • Du har kontaktet oss på telefon
  • Du besøker våre nettsider
  • Ved administrasjon av gjeldsordning

Vi kan også motta eller behandle personopplysninger fra deg i noen andre tilfeller:

  • Du har søkt jobb hos oss
  • En jobbsøker har oppgitt deg som referanse
  • Du er ansatt i selskapet eller selskapets styre
  • Gjennom henvendelser fra politi eller andre myndigheter
     

Behandling av personopplysninger for å kreve inn bompenger

Vi samler inn personopplysninger for å kreve inn bompenger fra passeringer med kjøretøy gjennom bomstasjoner. Dette skjer ved hjelp av automatiske bomstasjoner hvor trafikantene blir fakturerte for registrerte passeringer. Retten til å kreve inn bompenger er hjemlet i Veglovens § 27. Vegamot krever inn bompenger med bakgrunn i Bompengeavtale med Samferdselsdepartementet.
Behandlingsgrunnlaget for å behandle personopplysninger i forbindelse med innkreving av bompenger er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav c, som tillater oss behandling av opplysninger som er nødvendige for å utføre en rettslig forpliktelse, jf. vegloven § 27, samt prosjekt- og finansieringsavtalene som er signert med Statens Vegvesen. Nedenfor beskriver vi hvordan vi samler inn opplysninger, og hvordan disse benyttes.

  • Alle kjøretøyer som passerer gjennom våre anlegg, vil bli registrert. Dette skjer ved hjelp av vårt veikantutstyr som registrerer passeringsdato og -tid, eventuell AutoPASS-brikke, samt at bilder tas foran og bak bilen av kjøretøyets registreringsnummer.
  • Registreringene overføres fra veikantutstyret til nasjonal kjerne som identifiserer om det er en aktiv avtale på passeringstidspunktet (sjekker kjøretøyets registreringsnummer og brikkenummer), og deretter priser passeringen. Statens vegvesen eier og drifter nasjonal kjerne, og er behandlingsansvarlig for denne operasjonen. Dersom en passering er identifisert som uten avtale, vil bildepasseringen legges til grunn for prisen. I slike tilfeller overføres opplysningene til automatisk nummergjenkjenning. Dersom systemet ikke finner godkjente registreringsnummer, blir bildene overført til manuell kontroll for registreringsnummer. Vegamot har inngått avtale med Q-Free AS om manuell og automatisk identifisering av registreringsnummer. Hvis det er en brikke med aktiv avtale prises passeringen etter vilkårene med utstederne. Når passeringen er identifiser og priset overføres disse opplysningene tilbake til våre systemer.
  • For avtalekunder overføres opplysninger om passeringen til deres systemer for videre behandling (brikkenummer, bilskiltnummer, klassifisering av kjøretøy, registreringskode fra anlegg, vurderinger dersom kunde har kontaktet operatør, statuskode for kunde, kjøretøy og avtale, samt passeringsdato og -klokkeslett).
  • For norske kunder uten avtale gjøres oppslag i motorvognregisteret hos Statens vegvesen for at vi skal motta informasjon om bileier. I slike tilfeller mottar vi opplysninger som navn, adresse og fødselsdato. Når alle passeringer som skal faktureres er samlet inn, vil opplysninger om navn, adresse, fødselsdato og passeringsopplysninger overføres fra oss til Fair Distribution AS som er vår samarbeidspartner for fakturering.
  • Dersom en faktura overføres til inkasso må vi overføre kontaktinformasjon (navn, adresse, epost), fødselsdato og fakturagrunnlaget til vår samarbeidspartner Fair Collection AS.
  • For utenlandske kunder uten avtale oversendes opplysningene om passering (bilskiltnummer, sted, dato og klokkeslett for passering) til ParkTrade AS som har ansvaret for innkreving av bompenger fra utenlandske kjøretøyer.
     

Lagringstider i forbindelse med passeringer

All passeringsinformasjon regnes som regnskapsmateriell etter bokføringslovens § 13, og per dags dato skal slike opplysninger lagres i 5 år. I våre systemer er det automatiske sletterutiner for ferdig fakturerte passeringer etter 180 dager.


Ved søknad om fritak fra bompenger i bomringer

I enkelte tilfeller vil behandlingen kunne innebære bruk av særlige kategorier av personopplysninger. Slike opplysninger er å anse som sensitive, og vil derfor bli behandlet deretter. Bilister som er forflytningshemmede og søker fritak for bompenger er et slikt eksempel, hvor søkeren må fremvise vedtak fra kommunen om handicapkort. I slike tilfeller er behandlingsgrunnlaget vårt artikkel 6 nr. 1 e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav a, som tillater oss å behandle særlige kategorier av personopplysninger der den registrerte har gitt uttrykkelig samtykke til ett eller flere spesifikke formål. Formålet i denne sammenheng er å avgjøre om søkeren har rett til fritak for bompenger i bomringer.


Kontakt med kundesenter

Dersom du kontakter vårt kundesenter, enten via telefon eller elektronisk, vil saksbehandleren måtte gjøre oppslag i våre datasystemer for å kunne hjelpe deg. Både i forbindelse med innkreving og kundehjelp vil vi benytte informasjon som kontaktinformasjon, passeringstider og dato, kjøretøyets registreringsnummer, og annen informasjon som er nødvendig for at vi skal kunne løse våre oppgaver. Behandlingsgrunnlaget i slike tilfeller er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav a, som tillater behandling av personopplysninger dersom den registrerte samtykker til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål. Formålet i slike tilfeller er å gi hjelp til den som kontakter oss.


Administrasjon av gjeldsordning

Dersom kunder opplever problemer med å betale gjelden sin, kan de søke namsmannen om gjeldsordning. Målet med en slik ordning er å sette personer i stand til å få kontroll over gjelden sin, og namsmannen vil i slike tilfeller lage et budsjett som skal følges. Vegamot vil i slike tilfeller bli kontaktet av namsmannen, og våre kundebehandlere vil behandle personopplysninger som kontaktopplysninger og oversikt over gjeld.


Utveksling av personopplysninger med utstederselskaper

Som et ledd i bompengereformen ble bompengeselskapene pålagt å skille ut den delen av bedriften som omhandler kunder med avtaleforhold, og selge dette til andre selskaper (utstedere). De regionale bompengeselskapene skal selv kreve inn bompenger fra kunder uten AutoPASS-avtaler. Våre systemer er derfor lagt opp for å utveksle personopplysninger med utstedere slik at de er i stand til å kreve inn bompenger fra sine kunder. Behandlingsgrunnlaget for disse utvekslingene av personopplysninger er i personverforordningens artikkel 6 nr.1 bokstav c, som tillater behandling av opplysninger for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige, jf. utstederforskriftens § 20.


Besøk på våre hjemmesider

Bruk av informasjonskapsler (cookies)
Informasjonskapsler er tekstfiler som plasseres og lagres på din datamaskin når du laster inn en nettside. Noen av disse informasjonskapslene er helt nødvendige for at hjemmesiden skal fungere, og for at all funksjonalitet skal virke etter sin hensikt. Vegamot benytter også informasjonskapsler for å analysere og videreutvikle våre nettsider slik at vi skal ha så gode nettsider som mulig. Les mer om hvilke informasjonskapsler vi benytter her.


Statistikk fra webserver

Vegamot benytter logger fra vår webserver for å danne statistikk over besøk til våre hjemmesider. Statistikkene gjør det mulig for oss å forbedre informasjonen på våre sider. Informasjonen som benyttes viser oversikt over forskjellige variabler som hvilke sider du har besøkt, hva du har søkt på i vår søkemotor, dato og klokkeslett for besøket, samt teknisk informasjon om enheten du benyttet under besøket. Webserveren anonymiserer umiddelbart IP-adressene til besøkende, slik at det ikke er mulig for oss å identifisere hvem som har besøkt våre sider.

Behandlingsgrunnlaget for å utarbeide anonymisert statistikk og webanalyse er å finne i personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendige for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen i dette tilfellet er å forbedre og videreutvikle nettsidene våre, og informasjon på våre nettsider.


Andre behandlinger av personopplysninger

I forbindelse med jobbsøknader, eller du er ansatt i Vegamot
Dersom noen søker jobb hos Vegamot vil vi motta en rekke personopplysninger fra søkeren gjennom innsendt dokumentasjon, eksempelvis søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervjuer kan vi også foreta egne undersøkelser som for eksempel å kontakte opplyste referanser fra jobbsøkeren. Eksempler på personopplysninger i en ansettelsesprosess vil være identitetsopplysninger (navn, alder, kjønn, sivilstatus, nasjonalitet, fødselsdato og bilde), kontaktinformasjon, kontaktinformasjon til nærmeste pårørende, informasjon om utdanning og arbeidserfaring, interesser, informasjon til lønnsutbetaling (kontonummer, skattetrekk, mm.), opplysninger om offentlige verv og tilknytninger til fagforeninger. Vi pleier å spørre søkere om tillatelse til å lagre søknader uansett utfall av rekrutteringen. Våre interne prosedyrer tillater slik lagring i inntil ett år på eget, skjermet område som er tilgangsbegrenset.

Personvernforordningens artikkel 6, nr. 1 bokstav b, som tillater oss å behandle slike opplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås.

Hvis den intervjuede blir ansatt vil ovenfornevnte personopplysninger legges inn i selskapets personalmappe og i lønnssystemet for utbetaling av lønn og rapportering av inntekter til skattemyndighetene. Behandlingsgrunnlaget for overlevering av informasjon til skattemyndighetene er i personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav c, som tillater Vegamot å behandle opplysninger for å oppfylle en rettslig forpliktelse som er pålagt den behandlingsansvarlige. Normalt lagres opplysninger innsamlet før ansettelse i arbeidsforholdets tid.


Sykefraværsoppfølging

Dersom en ansatt skulle bli syk vil vi som arbeidsgiver også gjennom sykemeldinger og dialog behandle opplysninger om din helse. Behandlingsgrunnlaget for slik behandling av personopplysninger personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, at behandlingen er nødvendig for å etterleve en rettslig forpliktelse, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav b, at behandlingen er nødvendig for at vi kan oppfylle våre forpliktelser på området arbeidsrett i tråd med loven – se arbeidsmiljøloven kapittel 4.


Dersom en jobbsøker har brukt deg som referanse

I de tilfeller hvor en jobbsøker benytter deg som referanse vil vi motta din kontaktinformasjon fra den som har søkt jobb hos oss. Personvernforordningens artikkel 6 nr.1 bokstav b som tillater oss å behandle slike opplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en eventuell avtale inngås. Slike opplysninger oppgis gjerne i forbindelse med rekruttering, normalt sett gjennom CV, søknad eller på et intervju.


Henvendelser fra myndigheter

I noen tilfeller kontaktes vi av myndigheter med forespørsler angående passeringsinformasjon på enkeltpersoner. I slike tilfeller er vi lovpålagt å levere fra oss slike opplysninger til for eksempel politi eller skattemyndigheter. Personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav c tillater oss å gjennomføre behandlinger som er nødvendige for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige. Myndigheter som ber om utlevering av opplysninger må søke Vegamot om
utlevering av slike opplysninger, hvor det også må oppgis hvilken lovhjemmel som er lagt til grunn for søknaden.


I forbindelse med driftskameraer

Vegamot har driftskameraer på enkelte av våre bomstasjoner. Disse kameraene er satt opp for å overvåke, og å forebygge hærverk, på vårt innkrevingsutstyr/-anlegg. Alle disse anleggene er satt opp med teknologi som skal gjøre omgivelsene utydelige, slik at det som filmes i så stor grad som mulig bare er våre anlegg. Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som lar oss behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å hindre innbrudd og sikre driften av vårt innkrevingsutstyr.
 

I forbindelse med videreutvikling av automatisk bildegjenkjenning av registreringsnummer

For å sikre innkreving av bompenger har vi i inngåtte avtaler bedt om at leverandørene skal videreutvikle både programvare og teknisk utstyr slik at vi sikrer innkreving av bompenger fra så mange passeringer som mulig i våre anlegg. I den forbindelse vil bildepasseringer kunne bli overført til leverandørene som benytter disse til å sikre gjenkjenning av bilregistreringsnummer fra bildene. Fører/passasjerer i kjøretøyene er sladdet på bildene. Mindre enn 0,01% av bilder kan bli trekt ut og lagret i opptil 90 dager. Av disse kan liten andel, mindre enn 10 % av uttrekket, bli lagret i inntil fire år i sikre databaser for å sikre videreutvikling for fremtidige systemløsninger.
Uavhengig av hvilken videreutvikling som gjøre hos vår leverandør er de pålagt å følge personvernforordningen på lik linje med all annen bildeprosessering. Personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som lar oss behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å videreutvikle programvare for bildegjenkjenning på innkrevingsutstyr.


Hvordan sikres personopplysningene?

Tilgang til personopplysninger gis kun til personer med arbeidsoppgaver som krever dette. Alle systemer har adgangskontroll med personlig ID og passord. Alle endringer og handlinger er sporbare. I alle filfeller hvor andre selskaper behandler personopplysninger på vegne av Vegamot AS ligger det databehandleravtaler til grunn for dette.


Utleveres personopplysninger til tredjeparter?

I arbeidet med å kreve inn bompenger, oppfylle avtalevilkår, og å tilby nettsider og selvbetjeningsløsninger, benytter vi oss av underleverandører og samarbeidspartnere. Disse vil kunne behandle dine personopplysninger på vegne av Vegamot. For å sikre at personopplysningene dine ikke benyttes til andre formål enn det som er beskrevet ovenfor, inngår vi alltid databehandleravtaler med alle sine underleverandører og samarbeidspartnere.

Vegamot benytter utenlandske leverandører for deler av arbeidet. Innkreving fra utenlandskregistrerte kjøretøy uten bombrikke foretas av ParkTrade Europe AB, som er lokalisert i Sverige. ParkTrade Europe behandler personopplysninger i landet der kjøretøyet som kjørte i Norge er registrert. Vi benytter også utenlandske leverandører både innenfor og utenfor EØS-området for manuell identifisering av registreringsnummer hvis bildene fra bomstasjonen ikke kan tolkes automatisk. I tilfeller hvor leverandører eller underleverandører er lokalisert utenfor EU/EØS (tredjeparter), vil dine persondata fremdeles være beskyttet gjennom databehandleravtaler som inneholder standardbestemmelsene om datasikring som er godkjent av Europakommisjonen. Bompasseringer i Norge som skal betales med bombrikke fra utenlandske brikkeutstedere sendes til disse utstederne. Utenlandske selskaper som er godkjente finnes her.


Hvordan arkiveres og slettes personopplysningene i forbindelse med passeringer?

Passeringsopplysninger slettes etter faste kriterier avhengig av om passeringen er blitt betalt eller ikke. Passeringene overføres til Auto PASS sentralsystem og slettes etter gjeldende regler fastsatt av Statens vegvesen. Personopplysninger som er innhentet lagres så lenge de behandlingsansvarlige har behov for dem for å kreve inn bompenger og behandle klager, forvalte IKT-systemet og utarbeide aggregert statistikk for bompenger (statistikk uten personopplysninger). Personopplysninger som er bokføringspliktige lagres i henhold til bokføringsloven § 13.


Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte oss på e-post personvernombud@vegamot.no. Denne e-posten benyttes av vårt personvernombud som vil være delaktig i alle henvendelser som omhandler personvern. Vi vil nedenfor kort redegjøre for dine rettigheter, for utfyllende informasjon viser vi til datatilsynets nettsider.

Hvilke rettigheter har du?

  • Du kan be om innsyn i egne opplysninger (vi vil da gi en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg).
  • Du kan be om korrigering av personopplysninger dersom vi har feilaktige eller misvisende opplysninger om deg.
  • Du kan be om sletting av personopplysninger. I noen tilfeller kan vi slette opplysninger, men vi viser til at vi er lovpålagt å lagre opplysninger i forbindelse med passeringer i fem år etter bokføringsloven.
  • Begrensning av behandling av personopplysninger. I noen tilfeller kan du be oss om å begrense behandlingen av opplysninger om deg.
  • Du har også anledning til å protestere mot en behandling av personopplysninger. Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i vårt samfunnsoppdrag, eller med bakgrunn i en interesseavveining – har du rett til å protestere på dette.
  • Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke, eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til en annen behandlingsansvarlig.
  • Du kan også klage på vår behandling av personopplysninger. Vi håper du ikke vil nøle med å ta kontakt med oss dersom du mener vi ikke overholder personopplysningsloven. Si gjerne ifra til oss gjennom den kontakten du allerede har etablert med oss. Du kan også kontakte vårt personvernombud dersom du søker råd eller veiledning. Vårt personvernombud har taushetsplikt dersom du ønsker å ta opp noe i fortrolighet. Dersom du ønsker, kan du klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.


Vegamots cookie-erklæring

Her finner du en oversikt over Vegamots bruk av informasjonskapsler (cookies).

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Formålet med våre informasjonskapsler er at ulike tjenester på nettsiden vår skal fungere. Når du besøker våre nettsider installerer vi informasjonskapsler som er nødvendige for at du skal kunne benytte deg av nettsidene våre. Se oversikt over informasjonskapsler nedenfor. Du kan trekke tilbake samtykket når som helst.

Bruk av cookies reguleres i ekomloven § 2-7b.